E um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é justamente o gerenciamento desse universo de documentos, principalmente as pequenas. Geralmente nessas, os funcionários armazenam os documentos que produzem em seus próprios computadores. As mais organizadas criam uma pasta compartilhada na rede e centralizam ali os documentos.
Invariavelmente todas sofrem com problemas de perda de documentos, perda de tempo procurando aquele documento específico, perda de tempo analisando uma planilha desatualizada, perda de clientes devido a mal atendimento proveniente dessa bagunça...
Além disso temos ainda problemas com a segurança de acesso. Quem pode acessar quais documentos ?
O Office Live Small Business oferece a solução perfeita para estes problemas. E como sempre, gratuitamente. Lá o gerenciamento de documentos é tratado com total profissionalismo:
1- É possível criar pastas para agrupar conjuntos de documentos e determinar quais usuários podem ter acesso para leitura ou para alteração dos documentos lá armazenados.
2- É possível determinar que os documentos alterados não sobreponham as versões anteriores e sim que sempre sejam geradas novas versões de cada documento, nos permitindo saber quando e quem alterou cada documento e ainda restaurar qualquer versão anterior.
3- É possível ser avisado de alterações nas pastas de armazenamento, ou seja, quando alguém adicionar, excluir ou alterar algum documento, podemos receber um email nos avisando disso.
4- É possivel que várias pessoas compartilhem os mesmos documentos online sem o menor risco de um sobrepor o trabalho de outro, com o conceito de check-out/check-in.
Além dessas vantagens, com o fato dos documentos estarem centralizados em um site web, ganhamos um backup automático e possibilidade de acesso de qualquer lugar.
Vejamos abaixo algumas imagens do recurso de controle de versões:
Vamos supor que tenhamos adicionado uma planilha excel em uma pasta de documentos:
Após alteramos este documento e salvá-lo novamente podemos acessar as versões antigas através do menu Version History:
E abaixo podemos observar as versões salvas e as ações que podemos executar:
Por incrível que pareça a desorganização na hora de trabalhar com documentos é um mal que atinge um número imenso de empresas, e não é somente as pequenas. Infelizmente os prejuízos provenientes desse problema não são percebidos diretamente e por isso perduram eternamente.
Mantenha seu escritório organizado, mantendo seus documentos centralizados e seguros no Office Live.
Compartilhe estes documentos com seus funcionários ou parceiros comerciais e não tenha receios de permitir que todos trabalhem em conjunto atualizando os mesmos documentos.
Voce irá sentir a diferença.
1 comentários:
Para o Small tem algum custo para as empresas, porque quando entramos no site, e queremos fazer um compartilhamento mostra alguns valores ? é gratuito mesmo ? Hoje temos o Office live Workspace, queriamos descobrir uma forma de compartilhar agendas tb ? Obrigada desde já
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